ترند الوظائف

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

إدارة المواعيد والجدولة بشكل منظم وفعال لضمان سير العمل بشكل سلس، مهارات تواصل كتابي وشفهي قوية لتنسيق الأنشطة المختلفة داخل المكتب، القدرة على التعامل مع المهام المتعددة وتنظيم الوقت بشكل فعال لتلبية احتياجات الإدارة، الإلمام الجيد بالتطبيقات البرمجية المكتبية مثل Microsoft Office وغيرها من الأدوات المكتبية، القدرة على تنظيم وتنفيذ المهام المكتبية بشكل سريع وبدقة عالية، مهارات في تنظيم الاجتماعات والفعاليات والتأكد من إعداد كافة المستلزمات المطلوبة، القدرة على إعداد التقارير والمراسلات بشكل دقيق واحترافي، حسن التصرف في حالات الطوارئ واتخاذ القرارات المناسبة في اللحظات الحاسمة، التفاعل مع الزوار والعملاء بطريقة احترافية وودية عند استفسارهم، مهارات في الحفاظ على سرية المعلومات ومعالجة البيانات الحساسة بطريقة موثوقة وآمنة

المهام

تنظيم مواعيد الاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية والتأكد من انتظام سير العمل داخل المكتب، التعامل مع المراسلات البريدية وإعداد التقارير الدورية وتوزيعها على المعنيين، تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للموظفين والإداريين حسب الحاجة، التنسيق بين مختلف الأقسام لضمان توافر جميع المواد والمعدات المكتبية في الوقت المحدد، إعداد وتجهيز ملفات الاجتماعات والمستندات الخاصة بالأعمال الإدارية بشكل مرتب وواضح، متابعة المكالمات الواردة من العملاء والزوار وتوجيهها للأشخاص المعنيين بشكل سريع وفعال، مساعدة الإدارة في التحضير للفعاليات الخاصة والمناسبات والاحتفالات، متابعة وحفظ البيانات والوثائق الهامة بطريقة آمنة وسهلة الوصول عند الحاجة، توفير الدعم للمسؤولين عن التوظيف والإجراءات الإدارية المتعلقة بالموظفين الجدد، متابعة البريد الإلكتروني والرد على الاستفسارات الواردة والتنسيق مع الأطراف المعنية لحل المشكلات