ترند الوظائف

بيانات الوظيفة التي سيتم التقديم عليها

المهارات

مهارات التعامل مع الزوار والعملاء وتقديم المساعدة والإجابة على استفساراتهم بشكل مهني، القدرة على تنظيم مواعيد الاجتماعات والفعاليات والتنسيق مع الأقسام المختلفة، مهارات التواصل الفعالة مع الأفراد من مختلف المستويات لضمان تدفق المعلومات بشكل دقيق، القدرة على إدارة المراسلات والاتصالات الواردة والصادرة بشكل صحيح واحترافي، مهارات التعامل مع الأنظمة الإلكترونية المستخدمة في استقبال العملاء وتنظيم العمل، القدرة على الحفاظ على ترتيب ونظافة منطقة الاستقبال لضمان تجربة مريحة للزوار، القدرة على تنظيم وتوزيع المهام على الموظفين بشكل فعّال ومرن، مهارات التعامل مع المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسام المعنية بشكل صحيح، القدرة على تقديم التقارير الإدارية المتعلقة بالمراجعات والأنشطة اليومية للمكتب، مهارات في التعامل مع مختلف المواقف الطارئة واتخاذ قرارات سريعة في بيئة العمل

المهام

استقبال الزوار والعملاء وتوجيههم إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين بسرعة ودقة، الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها للأقسام ذات الصلة بالشكل الصحيح، تنظيم مواعيد الاجتماعات والفعاليات الداخلية والخارجية مع الحرص على التنسيق الفعال بين الأطراف المعنية، متابعة وتنظيم الوثائق والمراسلات الواردة والصادرة لضمان سير العمل بشكل منظم، تقديم الدعم الإداري للموظفين والزوار والتأكد من تلبية احتياجاتهم، إجراء فحوصات دورية على مستندات المكتب للتأكد من جاهزيتها وصحتها، التعامل مع المشكلات اليومية في المكتب وتقديم حلول سريعة وفعّالة، توفير المساعدة في إعداد العروض التقديمية والاجتماعات بما يتناسب مع احتياجات الفريق، متابعة وتقديم التقارير الشهرية عن الأنشطة الإدارية في مكتب الاستقبال، دعم الموظفين الآخرين في المكتب لتنفيذ مهامهم اليومية بكفاءة وسرعة